Cronograma e EAP
O cronograma de Gantt que nasce da estrutura do projeto. A estrutura analítica do projeto (EAP) é a sua própria árvore. Sem conversão, sem montar nada duas vezes.
Você quebra o projeto em partes, e cada parte em partes menores, quantos níveis precisar. Essa árvore já é a EAP. Diga quanto tempo cada tarefa leva e o que depende do quê, e o cronograma mostra o caminho até a entrega: em dias úteis, com as tarefas que não podem atrasar, as datas de controle e o plano original guardado para comparar.
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Primeiro, o conceito
O que é uma EAP, em uma frase.
A EAP é a lista do que precisa existir quando o projeto terminar. Não de como fazer.
EAP quer dizer estrutura analítica do projeto. Você parte da entrega final e a divide em partes, depois divide cada parte em partes menores, até chegar a pedaços que uma pessoa consegue fazer e conferir. Ela não é a lista de tarefas, nem o cronograma: é a base dos dois.
Se você já anotou um projeto em tópicos e subtópicos, já fez uma EAP sem dar esse nome. No creativeGEN, é exatamente isso que você monta na Base de Ideias.
Exemplo: uma reforma de cozinha
- Instalações
- Tomadas novas
- Encanamento da pia
- Marcenaria
- Armários
- Bancada
- Acabamento
- Revestimento
- Pintura
Entra na EAP
Armários instalados, bancada no lugar, parede pintada. São coisas que existem no fim.
Fica para as tarefas
Medir as paredes, comprar o granito, chamar o eletricista. É o como, e cada tarefa fica presa à parte que ela faz andar.
Como funciona aqui
Três passos, um projeto só.
Você não monta a estrutura num lugar e o cronograma em outro. É a mesma árvore, lida de dois jeitos: do que o projeto é feito, e quando cada parte acontece.
- 01
Monte a estrutura
Na Base de Ideias, quebre o projeto em partes e cada parte em partes menores, sem limite de níveis. Use os nomes que fazem sentido para você: fase, entrega, matéria, peça.
- 02
Dê tempo ao trabalho
Transforme as partes em tarefas, com responsável, prazo e prioridade. Diga quantos dias úteis cada uma leva e o que depende do quê. Cada parte de cima calcula o próprio período a partir do que está dentro dela.
- 03
Acompanhe
O cronograma mostra as tarefas que não podem atrasar, as datas de controle, quanto o plano já se desviou e se o projeto está no prazo. Quando algo muda, você vê o efeito na hora.
- Implantação da loja Projeto Em andamento
- Planejamento Fase Concluída
- Catálogo Fase Em andamento
- Sessão de fotos Entrega Concluída
- Cadastro dos produtos Entrega Em andamento
- Descrições de SEO Peça A fazer
- Integração do gateway Fase Em andamento
- Homologação Fase A fazer
Não é um mapa que vira cronograma. É o mesmo projeto, visto no tempo. A coluna da esquerda do cronograma não foi digitada de novo: é a estrutura ao lado. Mude o nome de uma parte e ela muda nos dois lugares.
Não precisa começar do zero.
Os seis modelos prontos já trazem a estrutura, tarefas encadeadas, caminho crítico e marcos. Depois é só trocar os nomes até ficar com o seu vocabulário.
- Implantação de E-commerce
- Negócios & Gestão
- Software & SaaS
- Marketing & Infoprodutos
- Funil Low-Ticket
- Estudos & Pesquisa
O cronograma por dentro
Cada termo, pelo que ele faz por você.
Os nomes técnicos estão aqui porque é assim que aparecem nas reuniões e nas buscas. Ao lado de cada um, o que ele resolve no seu dia.
Planejar
Colocar o trabalho no calendário, do jeito que ele acontece.
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Dias úteis, com o calendário brasileiro
Uma tarefa de cinco dias que começa na quinta termina na quarta seguinte, não no domingo. Fins de semana e feriados nacionais ficam de fora; se preferir, o projeto conta dias corridos.
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Dependências
O que só começa quando outra termina (a pintura depois do reboco), o que começa junto e o que termina junto. Dá para pôr dias de espera entre as duas.
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Aviso de violação, reagendamento sob comando
Se uma mudança desrespeita uma ligação, o cronograma marca e avisa. Nada se move sozinho: você decide quando reagendar as tarefas seguintes.
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Data fixa
O que foi combinado com alguém de fora, como o dia do evento, não se mexe quando você reagenda o resto.
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Arrastar para reagendar, com desfazer
Arraste uma barra para mudar a data. Arraste uma parte e tudo o que está dentro dela vai junto, ou selecione várias e mova de uma vez. Errou, Ctrl+Z.
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Zoom de dia a trimestre
Do detalhe desta semana ao ano inteiro, no mesmo cronograma.
Enxergar o risco
Saber, antes do susto, o que ameaça a data de entrega.
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Caminho crítico
As tarefas que, se atrasarem, atrasam a entrega. Ficam destacadas, para você saber onde cada dia conta.
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Folga
Quanto cada tarefa pode atrasar sem mexer na data final. Quem é responsável por ela sabe se tem margem ou não.
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Marcos
Datas de controle, como a aprovação do cliente ou a entrega. Cada marco tem situação (pendente, atingido ou perdido) e avisa quando a data passa sem ter sido atingido.
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Saúde do projeto
No prazo, em risco ou atrasado, pesando o caminho crítico: atraso numa tarefa com folga é alerta; atraso numa tarefa crítica é atraso do projeto.
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Carga por pessoa
Quanto trabalho cada pessoa tem ao longo do tempo, com aviso de sobrecarga, antes que alguém fique com três entregas na mesma semana.
Comparar e prestar contas
Mostrar o que foi planejado, o que aconteceu e o que falta.
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Linha de base
O plano aprovado, guardado com um nome. Daí em diante, cada barra mostra por trás a sombra do plano original e quantos dias se desviou dele. Guarde quantas versões quiser.
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Progresso pela duração
Uma tarefa de três semanas pesa mais que uma de um dia. Cinco tarefas curtas prontas e uma longa por fazer não aparecem como 83% do projeto: o número mostra que a maior parte ainda falta.
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Relatório com versões congeladas
Uma página para ler e imprimir: saúde, cronograma, marcos, tarefas atrasadas com responsável e a comparação com o plano. Cada versão salva fica congelada, como uma foto daquele dia. Sai em PDF, PNG ou CSV.
Para quem é
Para qualquer coisa que tenha partes e prazo.
Não precisa ter cargo de gerente de projetos. Se o seu trabalho tem muitas partes e uma data para ficar pronto, a estrutura e o cronograma são os mesmos, só mudam os nomes.
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Cursinho ou escola
Ano letivo · matérias · módulos · aulas
O cronograma mostra se o conteúdo cabe até o simulado, que entra como marco.
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Agência
Cliente · campanha · peças
A aprovação do cliente vira marco, e a carga por pessoa mostra quem está cheio na semana do lançamento.
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Obra ou reforma
Fundação · estrutura · instalações · acabamento
A pintura só começa depois do reboco, e o caminho crítico mostra qual atraso empurra a entrega das chaves.
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Evento
Local · fornecedores · divulgação · credenciamento
O dia do evento tem data fixa e não se mexe. O resto se organiza em volta dele, e você vê o que ainda tem folga.
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Pesquisa
Revisão · coleta · análise · escrita
Qualificação e defesa entram como marcos, e a linha de base mostra quanto o plano mudou desde o começo.
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Implantação
Escolha · configuração · migração · treinamento
De um sistema novo ou de uma loja online, com a entrada no ar como marco e o time vendo a própria parte.
Perguntas
Sobre EAP e cronograma.
O que costuma aparecer quando alguém monta o primeiro cronograma.
O que é uma EAP (estrutura analítica do projeto)?
É a divisão de uma entrega em partes, e de cada parte em partes menores, até chegar a pedaços que uma pessoa consegue fazer e conferir. Ela descreve o que precisa existir quando o projeto terminar, não como fazer. Não é a lista de tarefas nem o cronograma: é a base dos dois.
Como fazer uma EAP?
Comece pela entrega final e pergunte do que ela é feita. Cada resposta vira uma parte; repita a pergunta para cada parte até chegar a pedaços pequenos o bastante para ter um responsável. No fim, confira se nada ficou de fora: se todas as partes ficarem prontas, o projeto está pronto. No creativeGEN, isso é montar a árvore na Base de Ideias, e ela já serve de estrutura para o cronograma.
O que é um gráfico de Gantt?
É o cronograma desenhado em barras: cada linha é uma tarefa ou uma parte do projeto, e o comprimento da barra mostra quando começa e quando termina. Setas ligam o que depende do quê. No creativeGEN, a coluna da esquerda do Gantt é a própria estrutura do projeto.
Qual a diferença entre EAP e cronograma?
A EAP diz o que precisa ser entregue. O cronograma diz quando e em que ordem. Na maioria das ferramentas são duas montagens separadas; aqui são o mesmo projeto, visto de dois jeitos. Você não precisa saber gerenciamento de projetos para usar: se já anotou um projeto em tópicos e subtópicos, já fez uma EAP.
Preciso converter a estrutura em cronograma?
Não. Não há conversão nem segunda montagem. A árvore que você montou é a estrutura do cronograma: se você muda o nome de uma parte, ela muda no cronograma também. Falta só dizer quanto tempo cada tarefa leva e o que depende do quê.
O cronograma muda sozinho quando uma tarefa atrasa?
Não. Quando uma mudança desrespeita uma dependência, o cronograma marca a ligação e avisa. Você decide quando reagendar as tarefas seguintes, e o que tem data fixa nunca é movido.
O cronograma considera fins de semana e feriados?
Sim. A duração é contada em dias úteis, de segunda a sexta, já com os feriados nacionais brasileiros. Você pode escolher outros dias da semana para contar, ou passar o projeto para dias corridos.